Política de protección de datos personales de la Fundación Luksic Scholars

En la Fundación Luksic Scholars estamos comprometidos con la privacidad de las personas y nos preocupa el cuidado de sus datos personales, lo que nos motiva al cumplimiento de los más altos estándares en materia de protección de datos. Por ello, nos aseguraremos de que el tratamiento de los datos personales se limite a los fines específicos, explícitos y legítimos para los que se recogieron y que no se traten de manera incompatible con dichos fines.

Para que se pueda comprender la forma en que trataremos los datos personales de quienes se vinculan con nuestra Fundación presentamos la siguiente Política de protección de datos personales, en la que se recogen algunas definiciones básicas y se informa en qué consiste el tratamiento de datos personales que hacemos y los derechos que asisten a las y los titulares de eso datos. 

1. Objetivo

El presente instrumento tiene como objetivo dar a conocer los lineamientos que la FUNDACIÓN LUKSIC SCHOLARS (en adelante indistintamente “FLS”) implementa para dar cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 19 N°4 de la Constitución Política de la República de Chile, que garantiza a todas las personas el derecho fundamental a la protección de los datos personales; en la ley N° 19.628, sobre Protección de la Vida Privada; y en las demás normas que regulan a la FLS.

2. Alcance

La presente Política es aplicable a todos los procesos de la FUNDACIÓN LUKSIC SCHOLARS que involucren el tratamiento de datos de carácter personal, en su calidad de responsable del tratamiento de datos personales, a sus directivos, colaboradores directos e indirectos, como a todas aquellas terceras personas naturales o jurídicas a quienes se les transmitan datos personales de los titulares.

i) Datos que se refieren a características físicas de una persona, tales como datos biométricos, muestras y datos biológicos, datos de salud ya sea física, psíquica, entre otros.

ii) Datos que se refieren a características morales de una persona, tales como información sobre orientación o preferencia sexual, creencias o convicciones religiosas, éticas o políticas, entre otros.

iii) Datos que se refieren a hechos o circunstancias de su vida privada o intimidad, tales como los hábitos personales, la información sobre desplazamiento geográfico, la geolocalización, la navegación en internet, entre otros.

c) Registro o banco de datos: el conjunto organizado de datos de carácter personal sea automatizado o no y cualquiera sea la forma o modalidad de su creación u organización, que permita relacionar los datos entre sí, así como realizar todo tipo de tratamiento de datos.

d) Responsable del registro o banco de datos: la persona natural o jurídica privada, o el respectivo organismo público, a quien compete las decisiones relacionadas con el tratamiento de los datos de carácter personal, ya sea que lo realice por sí misma, o a través de un encargado.

e) Tratamiento de datos: cualquier operación o complejo de operaciones o procedimientos técnicos, de carácter automatizado o no, que permitan recolectar, almacenar, grabar, organizar, elaborar, seleccionar, extraer, confrontar, interconectar, disociar, comunicar, ceder, transferir, transmitir o cancelar datos de carácter personal, o utilizarlos en cualquier otra forma.

f) Encargado de tratamiento o mandatario: aquella persona natural o jurídica que realiza un tratamiento de datos por encargo o mandato del responsable de la base de datos, al que le serán aplicables las reglas generales en la materia.

g) Fuentes accesibles al público: los registros de datos personales, públicos o privados, que están permanentemente a disposición del público y cuya consulta puede ser realizada por cualquier persona.

h) Dato caduco: el que ha perdido actualidad por disposición de la ley, por el cumplimiento de la condición o la expiración del plazo señalado para su vigencia o, si no hubiese norma expresa, por el cambio de los hechos o circunstancias que consigna.

i) Disociación de datos: el procedimiento que se realiza para desvincular un conjunto de datos personales, de manera irreversible, de una persona determinada o determinable.

j) Titular de los datos: la persona natural a la que se refieren los datos de carácter personal.

4. Principios orientadores de la protección de datos personales

La FUNDACIÓN LUKSIC SCHOLARS tendrá presente los siguientes principios orientadores de la protección de datos que informan su tratamiento: licitud, calidad, información, seguridad, confidencialidad y especial protección de datos personales sensibles, según se describen a continuación:

4.1. Principio de licitud: el tratamiento de los datos personales sólo puede efectuarse cuando la ley N° 19.628 u otras disposiciones legales lo autoricen, o bien, cuando el titular consienta expresamente en ello.

4.2. Principio de calidad de los datos: los datos tratados deben aspirar a cumplir las siguientes características: ser exactos, adecuados, pertinentes y no excesivos, durante todo su ciclo de vida. Concurren, por tanto, los siguientes tres principios derivados:

a) Principio de veracidad: los datos personales deben ser exactos, actualizados y responder con veracidad a la situación real de su titular. 

b) Principio de finalidad: los datos personales son utilizados sólo para los fines para los cuales hubieren sido recolectados. Este principio supone que no se pueden tratar los datos personales con fines distintos a los informados en su recolección, salvo que el titular otorgue un nuevo consentimiento, los datos provengan de fuentes accesibles al público o así lo disponga la ley.

c) Principio de proporcionalidad: sólo pueden recabarse aquellos datos que sean necesarios para conseguir los fines que justifican su recolección. Por tanto, se entenderá que se cumple con el principio de proporcionalidad cuando: el o los datos que se recolecten, así como su posterior tratamiento, sean adecuados o apropiados a la finalidad que lo motiva; sean pertinentes o conducentes para conseguir la referida finalidad y no excesivos en relación con dicha finalidad para la cual se han obtenido, en el sentido que no exista otra medida más moderada para la consecución de tal propósito con igual eficacia.

4.3. Principio de información: se debe procurar informar a los titulares de datos personales acerca de la identidad del responsable de la base de datos, de la finalidad perseguida con el tratamiento de la información, de la posible comunicación a terceros y de los derechos que pueden ser ejercidos por ellos.

4.4. Principio de seguridad: en el tratamiento de datos personales se deben aplicar medidas de seguridad, técnicas y organizativas que propendan a garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información. 

4.5. Principio de confidencialidad o secreto: las personas que trabajan en el tratamiento de datos personales o tengan acceso a éstos de otra forma, están obligadas a guardar secreto sobre los mismos, cuando provengan o hayan sido recolectados de fuentes no accesibles al público, como asimismo sobre los demás datos y antecedentes relacionados con el banco de datos, obligación que no cesa por haber terminado sus actividades en ese campo.

5. Responsable del tratamiento de datos

La entidad responsable del tratamiento de los datos personales es la FUNDACIÓN LUKSIC SCHOLARS, RUT 53.333.948-4. El representante legal de la fundación es Peter Morse, en su calidad de Presidente del Directorio de la FLS. Nuestro correo electrónico de contacto es: [email protected].

6. Bases de licitud del tratamiento

La Fundación sólo efectuará tratamiento de los datos personales cuando cuente con el consentimiento o autorización de su titular o bien, cuando exista alguna obligación legal para ello. 

7. Derechos de los titulares de datos personales

Los titulares de datos personales pueden ejercer ante la FUNDACIÓN LUKSIC SCHOLARS los derechos que se describen a continuación:

7.1. Derecho a acceder a sus propios datos:

Toda persona tiene derecho a solicitar a la FLS información sobre los datos relativos a su persona, su procedencia y destinatario, el propósito del almacenamiento y la individualización de las personas u organismos a los cuales sus datos son transmitidos regularmente.

7.2. Derecho de rectificación o modificación:

Toda persona tiene derecho a solicitar, por escrito, a la FLS la modificación de aquellos datos que sean erróneos, inexactos, equívocos o incompletos, siempre que se acredite debidamente cualquiera de dichas circunstancias y se indique con claridad la corrección solicitada. Sin perjuicio de la rectificación o modificación de oficio por parte de la FLS, en aplicación directa de los principios de calidad de los datos.

7.3. Derecho de cancelación o eliminación:

Toda persona tiene derecho a requerir que se eliminen sus datos personales cuyo almacenamiento carece de fundamento legal o se encuentran caducos, salvo que concurra alguna excepción legal. 

No podrá pedirse la modificación, cancelación o bloqueo de datos personales almacenados por mandato legal, fuera de los casos contemplados en la ley respectiva.

Las solicitudes de rectificación y cancelación serán gratuitas debiendo proporcionarse, además, a solicitud del titular, copia del registro alterado en la parte pertinente. Si se efectuasen nuevas modificaciones o eliminaciones de datos, el titular podrá, asimismo, obtener sin costo copia del registro actualizado, siempre que hayan transcurrido, a lo menos, seis meses desde la precedente oportunidad en que hizo uso de este derecho. El derecho a obtener copia gratuita podrá ejercerse personalmente por el titular del dato o debidamente representado.

Si los datos personales cancelados o modificados hubieren sido comunicados previamente a personas determinadas o determinables, la FLS les comunicará, a la brevedad posible, la operación efectuada. Si no fuere posible determinar las personas a quienes se les hayan comunicado, pondrá un aviso que pueda ser de general conocimiento para quienes usen la información del banco de datos. 

7.4. Derecho al bloqueo de datos. 

Es el derecho a exigir la suspensión de cualquier operación de tratamiento de los datos almacenados. Procede cuando el titular ha proporcionado voluntariamente sus datos personales o ellos se usen para comunicaciones informativas y no desee continuar figurando en el registro respectivo de modo temporal o definitivo. También procede cuando la exactitud de los datos personales no pueda ser establecida o cuya vigencia sea dudosa y respecto a los cuales no corresponda la cancelación.

7.5. Derecho de oposición al tratamiento

Es el derecho a la utilización de sus datos personales con fines de publicidad, investigación de mercado o encuestas de opinión.

La Fundación ante el ejercicio de cualquiera de los derechos antes señalados podrá verificar la identidad del solicitante o bien, verificar si el solicitante actúa debidamente representando a otra persona y cuenta con la autorización por escrito de la misma.

8. Deberes de la FUNDACIÓN LUKSIC SCHOLARS en materia de datos personales

8.1 Velar porque los datos personales se recolecten con fines específicos, explícitos y lícitos, y que su tratamiento se limite al cumplimiento de las finalidades declaradas a sus titulares, conforme a la presente política y a la normativa vigente.

8.2 Informar al titular de los datos el propósito o finalidad perseguida con el tratamiento de sus datos personales y la posible comunicación a terceros. De la misma forma, se debe informar al titular, la denominación del responsable del tratamiento de la base de datos, en este caso, la FUNDACIÓN LUKSIC SCHOLARS, y los derechos que le asisten para la protección de sus datos personales.

8.3 Eliminar los datos caducos; bloquear los datos cuya exactitud no pueda ser establecida o cuya vigencia sea dudosa y respecto de los cuales no corresponda la cancelación; y modificar los datos inexactos, equívocos o incompletos. Lo anterior, sin necesidad de requerimiento del titular de los datos.

8.4 Adoptar todas las medidas, tanto organizativas como técnicas, para resguardar la integridad, confidencialidad y disponibilidad de los datos personales contenidos en los registros, con la finalidad de evitar su alteración, pérdida, transmisión y acceso no autorizado. En este sentido, se deberán aplicar diversos niveles de seguridad atendiendo al tipo de dato almacenado, conforme se traten, por ejemplo, de datos personales sensibles, respecto de los cuales deben adoptarse niveles de seguridad más altos en comparación con aquellos que no posean dicha calidad.

8.5 Mantener la debida confidencialidad respecto de los datos personales que conciernan a su titular, salvo que provengan o hayan sido recolectados de fuentes de acceso público. Esta obligación incluye a las personas que trabajan en el tratamiento de datos personales y no cesa por haber terminado sus obligaciones en ese campo. Este deber de secreto no obsta las comunicaciones o cesiones que deba realizar la FLS de conformidad a la ley o con el consentimiento del titular. 

8.6 Tramitar las solicitudes formuladas por los titulares de los datos personales, en el marco de los derechos consagrados en la ley N° 19.628.

9. Información recopilada y sus finalidades 

La FUNDACIÓN LUKSIC SCHOLARS sólo recabará los datos personales que sean pertinentes y necesarios para el adecuado cumplimiento del objeto social de la fundación, el cual consiste –en términos generales– en apoyar y fomentar la educación continua, actualización y profundización de conocimientos técnicos y profesionales, y el desarrollo y perfeccionamiento de habilidades profesionales de personas, chilenas o extranjeras; crear una red de contactos que reúna a las y los Scholars, que les permita interconectarse, crear y reforzar sus lazos de unión e interés; promover, mantener y profundizar relaciones con universidades extranjeras y chilenas con el objeto de acercar a éstas entre sí y permitir el intercambio de beneficiarios; otorgar becas de estudio de diferentes niveles a estudiantes, profesionales, investigadores y/o académicos; organizar eventos o actividades académicas o profesionales, tanto en Chile como en el extranjero; y, en general, desarrollar cualquier actividad que contribuya al progreso profesional y personal de las y los Scholars, como también, para la promoción, difusión y evaluación de la labor de la Fundación.

En general, se realiza tratamiento de datos personales relativos a beneficiarios o participantes de programas académicos apoyados por la FLS, representantes de entidades colaboradoras, trabajadores de la FLS, visitantes del sitio web y demás personas interesadas en el quehacer de la Fundación, los cuales pueden ser agrupados en las siguientes categorías: datos de identificación, de contacto, de intereses, antecedentes laborales, antecedentes académicos, datos de uso del Portal, programas de la FLS en los que ha participado, e información sobre comunicaciones, según corresponda.

Esta información es obtenida desde el titular del dato personal, de su representante, o desde terceros, (por ejemplo, universidades o empleadores).

La información es recopilada a través de los siguientes canales: nuestro sitio web (incluso mediante el uso de cookies), Portal de Scholars, por correo electrónico, por teléfono, grabaciones, mediante formularios en eventos presenciales o virtuales y/o de fuentes accesibles al público.

10. Comunicación o transmisión de los datos personales

Los datos personales en poder de FUNDACIÓN LUKSIC SCHOLARS podrán ser comunicados a las siguientes personas o entidades:

a) A los titulares de los datos personales o a sus representantes legales.

b) A las entidades públicas con competencias legales para requerirlos.

c) A los Tribunales de Justicia, en la medida que una resolución judicial disponga la entrega de los mismos.

d) Otros terceros autorizados por el titular o la ley.

El receptor sólo podrá utilizar los datos personales para los fines que motivaron la transmisión.

La FUNDACIÓN LUKSIC SCHOLARS no realiza cesión de datos personales a terceros.

11. Tratamiento a través de un encargado

La FUNDACIÓN LUKSIC SCHOLARS podrá encargar el tratamiento de los datos personales a un tercero, que tendrá la calidad de encargado o mandatario.

El contrato de prestación de servicios de tratamiento que encargue el tratamiento de datos personales deberá ser otorgado por escrito y deberá contener al menos las siguientes menciones:

a) Que el tratamiento se efectúa a cuenta y riesgo del organismo responsable del tratamiento, es decir, de la FUNDACIÓN LUKSIC SCHOLARS;

b) Los tipos de datos personales y las condiciones de utilización de los datos;

c) Las medidas de seguridad que se deban adoptar;

d) Las exigencias de confidencialidad de las personas que trabajen en el tratamiento y, en general, de la necesidad de dar cumplimiento a las obligaciones establecidas en la ley N°19.628 y de observar la presente Política;

e) El plazo que el encargado conservará los datos y las condiciones para su devolución o eliminación segura e irrevocable. 

La FUNDACIÓN LUKSIC SCHOLARS adoptará las medidas técnicas y contractuales necesarias para impedir cualquier procesamiento de datos personales por parte del encargado, una vez terminado el contrato suscrito.

En estos casos no se entenderá que existe transmisión, comunicación o cesión de datos entre el responsable del tratamiento y el encargado.

12. Retención de datos personales

Los datos personales serán tratados solo durante el tiempo que sea necesario para el cumplimiento del propósito para el que se recopilaron originalmente, salvo que se ejerza el derecho de cancelación o eliminación, antes referido.

Asimismo, la FUNDACIÓN LUKSIC SCHOLARS mantendrá la información mientras pueda ser necesaria para el ejercicio o defensa de reclamaciones, o pueda derivarse algún tipo de responsabilidad judicial, legal o contractual de su tratamiento, o cuando se exija guardar los datos personales debido a razones legales o reglamentarias.

Por último, en algunas circunstancias la FLS anonimizará los datos personales (para que ya no puedan asociarse con su titular) con fines estadísticos, en cuyo caso podrá utilizar esta información indefinidamente sin previo aviso.

13. Transferencias internacionales

En la actualidad, la FUNDACIÓN LUKSIC SCHOLARS no realiza transferencia internacional alguna de datos personales. No obstante, si en un futuro tuviera lugar, la FLS procurará transferirlos a entidades que cumpla con la legislación sobre protección de datos y los medios de transferencia ofrezcan garantías adecuadas en relación con los datos, 

Para garantizar que la información personal recibe un nivel de protección adecuado, la FLS pondrá en práctica los procedimientos adecuados junto con los terceros con quienes intercambiará los datos personales, para garantizar que dichos terceros traten dicha información personal de manera coherente con la legislación sobre protección de datos y que la respeten.

14. Medidas de seguridad de los datos personales

Con objeto de proteger los datos personales, la FUNDACIÓN LUKSIC SCHOLARS aplica las medidas técnicas y organizativas adecuadas al estado de la técnica teniendo en cuenta el alcance, el contexto y las finalidades del tratamiento, así como los riesgos para los derechos y libertades de los interesados, procurando asegurar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información.

No obstante, si bien la FLS se esfuerza por proteger la información personal, la naturaleza de Internet impide que sea posible garantizar la seguridad de la información que al 100%. Con esto en mente, cualquier transmisión de datos realizada a través de internet será bajo propio riesgo del titular, por lo que instamos a tomar todas las precauciones para proteger la información personal mientras se está en línea.

15. Vigencia de la Política

La presente Política entra en vigencia a partir de la fecha de su publicación, esto es de diciembre de 2023.